Eine der ersten Fragen, die häufig von einem Unternehmer kommt, der gerade zum ersten Mal von virtueller Assistenz gehört hat ist:

„Welche Aufgaben kann ich an eine virtuelle Assistentin auslagern?“

Genau zu diesem Thema möchte ich dir heute meine Meinung verraten. Ich werde dir nicht nur eine Liste von Aufgaben herunterratern, die du auslagern kannst. Ich möchte dir viel mehr dabei helfen, herauszufinden, welche Aufgaben in deinem Business Aufgaben sind, die du abgeben kannst. Denn das ist von Unternehmen zu Unternehmen und von Vorlieben zu Vorlieben sehr unterschiedlich.

Mit diesem Artikel möchte ich dir Möglichkeiten aufzeigen, wie du deine eigene Arbeitsweise überwachst, um anschließend zu schauen, was für dich Sinn macht. Damit du das Beste aus der Zusammenarbeit mit einer Assistentin rausholen kannst und du dein Unternehmen auf die Erfolgsspur bringst.

Möglichkeit 1: Eisenhower Matrix

Eine Möglichkeit herauszufinden, welche Aufgaben du abgeben kannst und solltest, ist unter Nutzung der Eisenhower Matrix. Du hast als Unternehmer sicher schon davon gehört. Deine Aufgaben werden hierbei unterteilt nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Das Ganze sieht so aus:

Um herauszufinden, welche Aufgaben sinnvoll sind zu delegieren, schreibe zunächst einmal alle Aufgaben auf, die du heute bzw. diese Woche erledigen musst. Diese Aufgaben wirst du nun in jeweils einen Kasten dieser Matrix einordnen. Diese Übung ist ein Prozess und sollte in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Am besten immer, wenn du überfordert bist und nicht weißt, was du zuerst machen sollst. Die Matrix hilft dir nämlich nicht nur, herauszufinden, welche Aufgaben du delegieren kannst, sondern auch, welche wirklich wichtig sind und du direkt in Angriff nehmen solltest. Aber wir sprechen heute nur von den Aufgaben, die du abgeben kannst, denn darum bist du ja hier. Beginne jetzt mit dem Einordnen der Aufgaben. Hier ein paar Beispiele, wie das Ganze aussehen könnte.  

Kasten A: Aufgaben, die wichtig und dringend sind

z.B. Angebot für einen Kunden erstellen, nachdem du vor ein paar Tagen mit diesem Kunden gesprochen hast –> Diese Aufgaben solltest und musst du selbst zeitnah erledigen.

Kasten B: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind

z.B. Erstellung von Konzepten, Strategien, die dein Unternehmen langfristig weiterbringen –> Im Normalfall solltest du auch diese Aufgaben selbst erledigen, allerdings muss es nicht heute sein. Lege ein Datum fest, wann du diese Aufgaben erledigen möchtest und halte dich daran.

Kasten C: Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind

z.B. Buchhaltung, Einpflegen des wöchentlichen Blogbeitrags, Antwort der Kunden-E-Mails –> Alle Aufgaben in Kasten C kannst und solltest du an andere Personen, also z.B. eine virtuelle Assistentin, delegieren. Somit konzentrierst du dich selbst auf die wirklich wichtigen Kernaspekte deines Unternehmens und wirst langfristig erfolgreich sein.

Kasten D: Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind

–> Aufgaben, die du hier einordnest sind schlicht weg gesagt Zeitverschwendung. Sie sind nicht wichtig und auch nicht dringend. Lerne solche Aufgaben zu vermeiden und sie nicht zu erledigen. Sie bringen dich nicht weiter.

Möglichkeit 2: Tabellarische Übersicht

Die zweite Möglichkeit herauszufinden, welche Aufgaben du delegieren solltest, kommt direkt von mir. Wenn dir die Matrix etwas zu theoretisch oder kompliziert gedacht ist. Versuch es hiermit.

Im Grunde genommen, kann eine virtuelle Assistentin alle möglichen Aufgaben abnehmen. Und genau darum solltest du dir zum Beispiel auch folgendes überlegen:

  1. Welche Aufgaben liegen dir nicht und könnten von jemand anderen besser und schneller erledigt werden? (z.B. Grafik Design)
  2. Welche Aufgaben bereiten dir überhaupt keine Freude? (z.B. Buchhaltung)
  3. Welche Aufgaben kosten dich unglaublich viel Zeit, bringen dein Unternehmen aber nicht voran? (z.B. Kundensupport)

Wenn du ein Unternehmen mit Personal Brand führst, ist es außerdem wichtig, zu schauen, dass du nur Aufgaben abgibst, für die es nicht „deine Stimme“ braucht.

Wenn du z.B. einen Blog schreibst, der viel von deiner Persönlichkeit zeigt, versteht es sich von selbst, dass du auch selbst diese Blogartikel schreiben solltest. Die Leser würden merken, wenn es nicht von dir kommt. Das ist also eine Aufgabe, die du nicht abgeben solltest. Hingegen kann der Artikel von einer virtuellen Assistentin auf der Website eingepflegt werden, sie kann die Bilder hinzufügen, den Text Korrekturlesen usw.

5 Fragen

Jetzt kommen wir also zur Übung. Schreibe in dieser Woche alle Aufgaben auf, die du erledigst. Lasse am besten nichts aus, auch nicht die Aufgaben, die du in fünf Minuten erledigt hast. Schreibe außerdem auf, wie lange du an der entsprechenden Aufgabe gearbeitet hast.

Nun beantwortest du zu jeder Aufgabe 5 Fragen mit Ja oder Nein. Je mehr „Neins“ eine Aufgabe hat, umso deutlicher ist es, dass es sich hierbei um eine Aufgabe handelt, die du abgeben solltest. Dies sind die Fragen:

  1. Ist die Aufgabe schnell gemacht? (Diese Frage ist abhängig davon, was du unter schnell verstehst und was deine persönliche Grenze ist. Passe sie entsprechend deinen Notwendigkeiten an. Du kannst sie zum Beispiel abwandeln in „Ist die Aufgabe in unter 30 Minuten erledigt?“).
  2. Mache ich die Aufgabe gerne?
  3. Kann ich die Aufgabe in angemessener Zeit zufriedenstellend selbst erledigen?
  4. Benötigt die Aufgabe „meine Stimme“?
  5. Bringt die Erledigung der Aufgabe mein Unternehmen weiter?

 

Um dir das alles leichter zu machen, habe ich dir hier ein PDF vorbereitet. Druck es dir einfach aus und liste entsprechend die Aufgaben auf und beantworte die Fragen. Alle Aufgaben, die fünf Neins bekommen haben, solltest du sofort delegieren. Aber auch über Aufgaben mit drei oder vier Neins solltest du nachdenken und ich bin mir sicher, dass es auch hier oft eine gute Idee ist, diese abzugeben.

Typische Aufgaben, die andere Unternehmer auslagern

Damit du eine Idee bekommst, welche Aufgaben andere Unternehmer u.a. auslagern, habe ich hier zum Abschluss eine Liste zusammengestellt mit Aufgaben, die typischerweise an virtuelle Assistenten ausgelagert werden und die du ebenfalls auslagern könntest:

Back Office
  • Datenerfassung
  • Recherche
  • Korrekturlesen
  • Transkription
  • Dokumentenerstellung & -formatierung
  • Kundenservice & Korrespondenz
  • Kalendermanagement
  • Buchhaltung
  • Reiseplanung
  • Übersetzung
Content-Erstellung
  • Schreiben von Newsletter Texten
  • Schreiben von Blogartikeln
  • Schreiben von Pressemitteilungen
  • Schreiben von Social Media Beiträgen
Social Media Marketing
  • Content Planung auf Social Media Accounts
  • Erstellung und Management von Ads
  • Facebook-Gruppen Management
  • Erstellung von Social Media Strategien
Sonstiges Online-Marketing
  • E-Mail Marketing (Einrichten, Erstellung Automations)
  • Erstellung Sales Funnels
  • SEO Aktivitäten
  • Webinarvor- und nachbereitung
Website Betreuung
  • Erstellen von Websites bzw. Landing Pages
  • Durchführen von WordPress Updates
  • technische Betreuung von Online Shops
  • Erstellung von Onlinekursen
(Grafik) Design
  • Logo/ CI Design
  • Erstellen von Vorlagen (z.B. Powerpoint)
  • Erstellen von (Info)grafiken
  • E-Book Design
  • Design von Visitenkarten, Flyern etc.
Sonstige Tätigkeiten
  • Podcast Administration
  • Planung von Events
  • Schneiden von (Youtube) Videos
  • Akquise, Vertrieb
Ich hoffe dieser Beitrag hat dir geholfen und du hast nun ein paar Ideen, wie du die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assitentin beginnen kannst. Wenn du weitere Fragen oder Zweifel hast, kannst du mich gerne jederzeit kontaktieren. Hör auf zu warten, Wachstum und Erfolg sind eine Entscheidung. Treffe sie jetzt!