Du hast dich entschieden eine virtuelle Assistentin zu engagieren. Aber wie findest du jetzt die Richtige für deine Stelle? Alles beginnt mit dem Schreiben einer guten Stellenausschreibung, denn nur mit einer spezifischen und auf den Punkt gebrachten Ausschreibung, findest du die VA, die dich tatsächlich am besten unterstützen kann.

Genau darum, soll es heute gehen und ich möchte mit dir teilen, welche Inhalte eine gute Stellenausschreibung haben sollte, damit auch wir als VAs wissen, ob wir auf die Stelle passen, ob wir die Kapazitäten frei haben und ob wir vom 1. Gefühl her auch zueinander passen. Auch das ist in meinen Augen ein wichtiger Faktor, denn unsere Zusammenarbeit basiert auf Vertrauen. 

Im 2. Teil, dem nächsten Post, der in der nächsten Woche erscheinen wird, geht es dann um Websites und andere Möglichkeiten, auf denen du deine Stellenausschreibung veröffentlichen kannst, um eine virtuelle Assistentin oder einen virtuellen Assistenten zu finden. Aber jetzt geht es erstmal um die Stellenausschreibung an sich:

Kurze Vorstellung

Wie ich bereits in der Einleitung erwähnt habe, ist es eine gute Idee, wenn du dich kurz vorstellst. So hat die virtuelle Assistentin ein Gefühl, ob ihr zusammenpasst und gemeinsam dein Projekt voranbringen könnt.

Erzähle kurz, wer du bist, was du machst, aber vor allem auch warum du deine Arbeit machst. Menschen mit der gleichen Vision, Mission, den gleichen Ideen vom Leben und der Arbeit, inspirieren und motivieren sich gegenseitig. Sind „on the same page“, wie man im Englischen so schön sagt, vertrauen sich schneller und arbeiten somit schlichtweg besser zusammen.

Es ist doch schöner mit jemandem zusammenzuarbeiten, dem man blind vertrauen kann und mit dem man sich auch außerhalb der Arbeit gut versteht.

Wenn du dich in deiner Stellenausschreibung kurz vorstellst und auch gern für mehr Informationen deine Website teilst, dann sprichst du genau die Menschen an, die sich mit dir und deiner Arbeit identifizieren und genau die suchst du!

Aufgabenbeschreibung

Nun geht es ans Eingemachte. Erkläre die Aufgaben so genau und detailliert wie möglich. Ein einfaches „Ich brauche Hilfe bei Social Media“ wird dich Null weiterbringen und ich kann dir sagen, dass 90% der Bewerbungen nicht die richtigen für dich sein werden.

Erkläre also genau, was du brauchst, damit sich nur die VAs bei dir melden, die bereits Erfahrung mit diesen Aufgaben haben und sie zu deiner Zufriedenheit ausführen können. Statt Hilfe bei Social Media, sage also genau, auf welcher Plattform du Hilfe brauchst und was genau getan werden soll.

Sollen zum Beispiel Facebook Ads für einen Sales Funnel erstellt werden? Möchtest du jemanden der deine Facebook-Gruppe administriert? Möchtest du jemanden, der deine Instagram Captions schreibt? Oder möchtest du lediglich jemanden, der deine bereits verfassten Facebook Beiträge zu bestimmten Zeiten plant?

Siehst du also wie vielfältig „Hilfe bei Social Media“ sein kann? Trotzdem sehe ich immer wieder solche Ausschreibungen. Aber je präziser du bist, umso besser passen die Bewerber auf die Aufgaben, die du auch tatsächlich erledigt haben möchtest.

Mit ein paar Überlegungen im Vorhinein kannst du dir also eine Menge Arbeit im Auswahlprozess sparen.

Fähigkeiten, Tools & Qualifikationen

Sollte deine VA bestimmte Fähigkeiten, wie besondere Sprachkenntnisse oder Programmiersprachen, haben? Muss sie bestimmte Tools, wie Photoshop oder Powerpoint, gut beherrschen?

Auch diese Fähigkeiten, Tools oder auch besondere Qualifikationen solltest du in der Stellenausschreibung erwähnen, damit sich nur die VAs bewerben, die diese auch tatsächlich beherrschen.

Arbeitszeit

Des Weiteren ist es sehr wichtig, dass du ungefähr überlegst, wie viele Stunden, du die Unterstützung einer Virtuellen Assistentin überhaupt pro Woche oder auch pro Monat benötigst. Dies kann nämlich stark variieren. Einige Kunden benötigen nur 5 Stunden Unterstützung im Monat, andere 10 Stunden in der Woche.

Damit die virtuellen Assistenten, die sich bei dir bewerben, auch die notwendigen Kapazitäten frei haben, schreibe dies direkt in die Stellenausschreibung. Sonst machst du die Erfahrung, dass du dich für jemanden entscheidest und die Person am Ende gar nicht die notwendige Zeit für dich hat.

Wenn die Verfügbarkeit zu bestimmten Zeiten eine Voraussetzung für die Zusammenarbeit ist, vergesse das auch nicht zu erwähnen. Virtuelle Assistenten arbeiten für gewöhnlich zeitlich unabhängig, wenn es dir z.B. wichtig ist, dass sie jeden Mittwoch am Nachmittag für eine bestimmte Aufgabe zur Verfügung steht, dann teile dies am besten von Anfang an mit.

Projekt oder langfristige Zusammenarbeit

Auch wichtig zu erwähnen ist, ob du die virtuelle Assistentin nur für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Zeitspanne suchst oder eben für eine langfristige Zusammenarbeit.

Wenn es nur ein Projekt ist, dann kann vielleicht jemand, der in diesem Monat noch Kapazitäten hat, aber im nächsten Monat schon ein Projekt mit jemand anderem geplant hat, sich trotzdem bei dir bewerben.

Start

Wann soll die VA mit der Arbeit beginnen? Suchst du jemanden für ab sofort oder musst du vorher noch Dinge klären oder erledigen und suchst erst jemanden in naher Zukunft?

Bezahlung

Startest du dein Business gerade und kannst dir vorstellen, auch mit weniger erfahreren VAs zusammenzuarbeiten, dafür aber weniger zu zahlen oder suchst du top-qualifizierte VAs und bist gerne bereit dafür zu bezahlen?

Natürlich schreibt nicht jeder den geplanten Stundenlohn in seine Stellenausschreibung, weil das sicher in manchen Fällen auch verhandelbar ist. Aber wenn du deine Vorstellungen in der Stellenausschreibung unterbringst, sind die Chancen größer, dass sich auch nur die bewerben, die in diesem Bereich arbeiten.

Kontaktaufnahme & Art der Bewerbung

Und zu guter letzt, ist es natürlich wichtig, dass du mitteilst, wie die Person dich kontaktieren soll und in welcher Art. Soll dir eine E-Mail geschrieben werden, eine Nachricht via Facebook oder über ein bestimmtes Bewerbungsformular?

Wie soll die Bewerbung aussehen? Reicht eine Text mit den notwendigen Informationen oder möchtest du auch den Lebenslauf der Person sehen? Oder möchtest du vielleicht, um einen besseren ersten Eindruck zu haben, dass sich die Personen per Video bei dir bewerben?

Wie du also siehst, kannst du „viel dafür tun“, dass sich nur geeignete VAs bei dir bewerben, wenn du bestimmte Dinge im Vorhinein beachtest und dir genau überlegst, wofür du die VA engagieren möchtest. So sind deine Chancen deutlich höher, dass du die richtige VA findest!

Ich drücke dir die Daumen und bin mir sicher, dass deine passende virtuelle Assistentin irgendwo da draußen ist, ihr müsst euch nur finden!