Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche und produktive Zusammenarbeit im virtuellen Team bzw. mit einer virtuellen Assistentin sind Tools, die diese Zusammenarbeit ermöglichen. Da du hier auf meine Seite gefunden hast, gehe ich davon aus, dass du entweder eine virtuelle Assistentin oder einen anderen Freelancer suchst. Vielleicht ist es sogar das erste Mal, dass du eine Aufgabe auslagern möchtest?!

Mittlerweile arbeite Ich seit über 5 Jahren ortsunabhängig und bin somit von bestimmten Tools abhängig, um meine Arbeit ordentlich erledigen zu können. Ich habe selbst viel getestet und die verschiedensten Tools meiner Kunden genutzt und möchte heute meine absoluten Lieblingstools für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams mit dir teilen.

Kommunikation

Ohne Kommunikation läuft natürlich gar nichts. Abgesehen von der Kommunikation per E-Mail mithilfe von MS Outlook nutze ich hier folgende Softwares: 

1. Zoom

Meine Kundengespräche führe ich mittlerweile so gut wie alle über Zoom. Es ist super easy. Man installiert die Software, öffnet sie und klickt ganz einfach auf Meeting starten. Sobald das Meeting gestartet ist, kannst du Teilnehmer mithilfe einer URL einladen. Du erhältst außerdem eine persönliche Meeting-ID, die du bereits vorher erstellen kannst und den Link entsprechend bereits bei Terminvereinbarung senden kannst.

Zoom kann sowohl nur als Audio, aber auch als Video und Audio genutzt werden. Es gibt die Möglichkeit seinen Bildschirm zu teilen, um deinem Gegenüber deine Ergebnisse zu präsentieren oder etwas zu erklären. Toll finde ich auch die Aufnahme-Funktion. Du kannst das gesamte Meeting aufnehmen und es anschließend mit den Teilnehmern teilen. Das ist besonders wertvoll, wenn du deinem Gegenüber etwas erklärst. Stelle aber bevor du auf den Aufnahme-Button klickst sicher, dass alle Teilnehmer des Meetings damit einverstanden sind, dass du das Gespräch aufzeichnest.

Für meine Zwecke reicht die kostenlose Version von Zoom. Meetings zu Zweit sind unbegrenzt möglich und Gruppenbesprechungen dürfen maximal 40 Minuten dauern. Die Pro-Version mit einem Zeitlimit von Gruppenmeetings von 24 Stunden kostet aktuell 14,99 USD.

2. Skype

Bevor ich Zoom kannte, lief bei mir alles über Skype. Mittlerweile nutze ich nicht mehr mit so vielen Kunden. Nichtsdestotrotz ist es ein hilfreiches Tool, wenn man schnell etwas klären muss. Man kann eben nicht nur telefonieren, sondern auch Nachrichten und Dateien hin- und herschicken. So sind Dinge, die erst nach 5 E-Mails geklärt wären, sehr viel schneller erledigt.

3. Slack

Sobald das virtuelle Team aus mehr als zwei Personen besteht, kann Slack als hilfreiches Tool ins Spiel kommen. Besonders größere virtuelle Teams haben hier die Möglichkeit effektiv zu kommunizieren. Mithilfe von Slack wird ein interner Chat für alle Team-Mitglieder erstellt. Man kann individuell mit einer Person kommunizieren und verschiedene Chat-Räume zu verschiedenen Themen erstellen und nur bestimmte Mitglieder in die einzelnen Räume einladen. So weiß jeder Bescheid, wenn es um sein Thema geht, aber man wird nicht mit Infos überhäuft, die einen gar nicht betreffen.

Auch in Slack kann man mit Team-Mitgliedern telefonieren und Dateien versenden und erhalten. Verschiedene Apps können mit Slack verbunden werden, so dass du z.B. Dateien aus Google Drive direkt in Slack teilen kannst. Eine Übersicht aller Apps, die zu Slack hinzugefügt werden können findest du hier.

Auch hier ist eine kostenlose Version vorhanden, mit der du max. 10 Apps und Integrationen nutzen kannst und im Nachhinein die letzten 10.000 Nachrichten durchsuchen kannst. Reicht dir das nicht aus, kannst du aktuell das Standard-Abo ab 6,25€ erwerben.

Aufgabenverwaltung

Im Bereich Aufgabenverwaltung wimmelt es nur so vor verschiedenen Tools. Ich habe glaub ich mittlerweile schon über zehn solcher Tools getestet und bin bei zwei Tools hängen geblieben, die ich für meine eigene Organisation meiner Aufgaben, aber auch für die Verwaltung von Aufgaben mit meinen Kunden verwende.

4. Asana

Ich liebe Asana. All meine Aufgaben für die Woche werden hier geplant. Für die Arbeit in Teams können die Aufgaben einem Verantwortlichen zugeordnet und eine Deadline gesetzt werden. Für jede Aufgabe kann ein bestimmtes Projekt festgelegt werden. Außerdem können Beschreibungen, Dateien und Tags hinzugefügt werden. Es gibt verschiedene Ansichten, so dass du selbst schauen kannst, wie du am besten klarkommst (Listenansicht, Kalenderansicht etc.).

Besonders toll finde ich die Funktion der Unteraufgaben, so können regelmäßige Workflows einfach eingefügt werden und kein Einzelschritt wird vergessen und die Qualität der Arbeit verbessert. Zum Beispiel hab ich solche Workflows für die Vor- und Nachbereitung von Webinaren oder die Erstellung von Blogposts. 

5. Trello

Meine eigene Orga mach ich wie gesagt in Asana, in Trello* speichere ich mir wichtige Infos zu meinen Kunden, wie z.B. die Infos zur Corporate Identity oder auch Links, die ich irgendwann mal benötigen könnte. Mit einigen Kunden nutze ich Trello aber auch für die Aufgabenverwaltung. Man hat die Möglichkeit Boards (kann man sich wie eine Pinnwand vorstellen) zu erstellen, auf denen man Listen (z.B. To Do, in Bearbeitung, Erledigt) hinzufügt. Die einzelnen Aufgaben können dann als Karten hinterlegt werden.

Auch hier hast du die Möglichkeit Deadlines festzulegen, Unteraufgaben anzulegen und zu jeder Karte einen Workflow zu hinterlegen. Das finde ich bei Trello sogar besser als bei Asana. Hier kann ich nämlich die Checkliste benennen und immer wieder zu einer neuen Aufgabe hinzufügen. Bei Asana hingegen muss ich eine Vorlage der Aufgabe speichern, um diese inklusive Unteraufgaben duplizieren zu können. Bei Trello hingegen sind Checkliste und Aufgabe unabhängig voneinander. Du musst die Aufgabe also nicht duplizieren, sondern kannst die Checkliste auch so einfügen.

Außerdem gibt es so genannte Power-Ups, die Automatisierungen auf deinem Board möglich machen. Auch hier können wie in Slack verschiedene Apps mit Trello verbunden werden. Es kann z.B. eine Kalenderansicht angezeigt oder benutzerdefinierte Felder bestimmt werden. Für die kostenlose Version von Trello, kann allerdings maximal ein Power-Up pro Board verwendet werden. Außerdem sind die Team-Boards (Boards, die du mit Team-Mitgliedern teilst und alle Mitglieder bearbeiten können) in der kostenlosen Version auf eine Anzahl von 10 beschränkt.

Dateiverwaltung

Bei der Zusammenarbeit im virtuellen Team müssen natürlich auch mal mehr, mal weniger Dateien geteilt werden. Da diese teilweise zu groß sind, um sie per E-Mail zu versenden, nutze ich:

6. Dropbox

Meine Dropbox habe ich direkt auf meinem Laptop installiert und kann Dateien dort hinterlegen, die mit der Cloud synchronisiert werden. Mit einigen Kunden habe ich gemeinsame Ordner, so dass Dateien direkt bei ihnen synchronisiert werden, wenn ich eine Datei anpasse. So können wir Dateien austauschen, die ich für meine Arbeit benötige oder ich kann die fertiggestellten Dateien direkt bei meinem Kunden ablegen.

Grundsätzlich erhältst du bei der kostenlosen Version 2 GB Speicherplatz. Du kannst dir aber durch bestimmte Aktionen zusätzlichen Speicherplatz verdienen, z.B. indem du Freunde einlädst oder die Dropbox auf deinem Computer installierst.

7. Google Drive & Docs

Google Drive funktioniert zunächst einmal wie die Dropbox. Du kannst die Dateien auf dem Computer speichern oder über das Internet darauf zugreifen. Dateien und Ordner können mit mehreren Personen geteilt werden. Auch hier wird alles zeitgenau synchronisiert, wenn dies aktiviert ist. Für die Nutzung aller Google-Produkte (inklusive Gmail) hast du 15 GB kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung.

Der Vorteil von Google Drive gegenüber der Dropbox sind Google Docs. Man kann Dateien – Text, Tabellen, Präsentationen, Formulare und mehr direkt in Google Drive erstellen und bearbeiten. In der Dropbox kann man die MS Word und Excel Dateien auch bearbeiten, aber da finde ich Google Docs einfach tausendmal nutzerfreundlicher. Die Dateien müssen nicht extra gespeichert werden, dies geschieht automatisch.

8. WeTransfer

Sollte mein Kunde kein Google Drive oder Dropbox besitzen oder wir Dateien versenden, die groß sind und/oder anschließend nicht weiter ausgetauscht werden müssen, nutze ich WeTransfer. Besonders beim Versand von Fotos und Bildern bietet sich WeTransfer an. Hier hast du die Möglichkeit bis zu 2GB Dateien auf einmal kostenlos zu versenden. Das Ganze funktioniert ohne Anmeldung, d.h. Du kannst nach den 2GB auch nochmal 2 GB versenden, falls dir das nicht ausreicht.

Zeiterfassung

Solltest du oder ein Teammitglied nach Stunden bezahlt werden oder falls du einfach wissen möchtest, wie viel Zeit für welche Aufgaben aufgewendet wird, benötigst du außerdem ein Tool für deine Zeiterfassung.

9. Toggl

 

Ich persönlich nutze Toggl für meine Zeiterfassung. Hier kann ich verschiedene Kunden und Projekte festlegen und meine Zeit manuell im Nachhinein oder automatisch über den Klick auf Play tracken. Man kann sich Berichte für bestimmte Zeiträume anzeigen lassen und diese Berichte als PDF oder CSV exportieren.

Passwortmanagement

Da ich mit verschiedenen Kunden zusammenarbeite, ist ein Passwortmanagement-Tool für mich unerlässlich. Auch für die Zusammenarbeit im Team erachte ich ein Passwortverwaltungs-Tool als wertvoll und hilfreich.

10. Lastpass

Für die Verwaltung all meiner Passwörter benutze ich Lastpass. Ich kann einen Ordner je Kunden erstellen und so alle Passwörter übersichtlich speichern und sollte die Zusammenarbeit zwischen uns zu Ende sein, kann ich alle Passwörter mit einem Klick entfernen. Wenn mein Kunde ebenfalls Lastpass nutzt, kann er Passwörter mit mir teilen, ohne dass ich die Passwörter einsehen kann, alles verläuft anonymisiert. Gerade in Zeiten der DSGVO eine in meinen Augen perfekte Lösung.

Fazit

Wie du also siehst, gibt es zahlreiche Tools, die die virtuelle Zusammenarbeit im Team erleichtert. Vielleicht kennst du bereits einige dieser Tools, vielleicht hast du nun Lust ein oder mehrere meiner Lieblingstools selbst auszuprobieren. Schreib mir auch gern einen Kommentar und erzähle mir, welche deine Lieblingstools sind. Ich freue mich über deine Nachricht.

* Wenn du diesen Link nutzt, um dich bei Trello anzumelden, kann ich das Pro-Abo (Trello Gold) als Weiterempfehlungs-Dankeschön einen Monat kostenlos nutzen. Für dich bleibt die normale Version von Trello natürlich weiterhin kostenlos und solltest du dich für Trello Gold entscheiden, entstehen keine weiteren Kosten. Ich empfehle Trello natürlich nur, weil ich es selbst nutze und von dessen Qualität überzeugt bin.