Herzlich Willkommen zu meinem ersten Blogbeitrag. Heute möchte ich zunächst einmal erklären, was virtuelle Assistenz überhaupt bedeutet. Welche Eigenschaften sollte eine gute Virtuelle Assistentin in meinen Augen haben? Und was sind deine klaren Vorteile für eine Zusammenarbeit?
Der Begriff „virtuelle Assistenz“ verbreitet sich mittlerweile recht schnell in Deutschland. Es gibt immer mehr Menschen, die selbst als Virtuelle Assistenten (VA) arbeiten möchten und die Nachfrage an VAs steigt. Trotzdem ist die virtuelle Assistenz vielen Menschen noch kein Begriff. Das möchte ich hiermit ändern.
Was ist eine Virtuelle Assistentin?
Wie der Name schon sagt ist eine Virtuelle Assistentin einfach gesagt eine Assistentin oder auch ein Assistent, die/der dich virtuell unterstützt. Der Assistent oder die Assistentin arbeitet vielleicht in der gleichen Stadt wie du. Vielleicht im gleichen Land. Aber vielleicht auch auf einem anderen Kontinent. Eine virtuelle Assistentin arbeitet also ortsunabhängig. Sie arbeitet in der Regel für mehrere Kunden gleichzeitig. Somit organisiert sie ihre Zeit und die Aufgaben der Kunden selbständig.
Die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin ist besonders für Solopreneure, kleine Unternehmen und Start-Ups zu empfehlen. (Bild: Pixabay)
In meinen Augen ist die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin besonders für Solopreneure, kleine Unternehmen und Start-Ups zu empfehlen. Für sie ist eine stundenweise Auslagerung von Aufgaben oftmals eine bessere Idee, als jemanden festanzustellen.
Es gibt allgemeine Virtuelle Assistenten, die z.B. administrative, zeitintensive Aufgaben wie Recherchen durchführen, aber auch sehr spezialisierte Virtuelle Assistenten. Diese sind in einem Gebiet Experten und können dich hier besonders unterstützen. Sie sind zum Beispiel auf Web Design mit WordPress, Kundenakquise oder auch die Erstellung von Marketing-Funnels spezialisiert.
Bevor du also eine Virtuelle Assistentin suchst, solltest du ungefähr wissen, welche Aufgaben du auslagern möchtest bzw. für welchen Arbeitsbereich du jemanden suchst. Somit kannst du gleich zu Beginn nach der richtigen Assistentin suchen. Die Details der Zusammenarbeit arbeitest du am besten direkt mit der Assistentin aus, um den größtmöglichen Vorteil aus der Zusammenarbeit zu ziehen.
Welche Vorteile hast du von einer Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistentin?
Der offensichtliche und vermutlich für den Großteil der Menschen wichtigste Vorteil ist die Zeit. Dank der Unterstützung einer Virtuellen Assistentin hast du mehr Zeit, um dein Unternehmen in Richtung Erfolg zu steuern. Du kannst effektiv an deinem Unternehmenswachstum arbeiten und mehr Zeit für die Strategieentwicklung bzw. -weiterentwicklung aufwenden.
Du kannst, wie man so schön sagt, tatsächlich am Unternehmen und nicht im Unternehmen arbeiten. So wie es sich für einen Unternehmer gehört.
Genau das ist der Grund, warum in meinen Augen besonders Einzelunternehmer von virtuellen Assistenten profitieren. Einzelunternehmer sind oftmals Einzelkämpfer. Oftmals denken sie, dass sie alles allein machen müssen. Das keiner es so gut macht wie sie.
Vielleicht ist das in einigen Fällen auch so, aber, wenn du alles allein machst, dann hast du einfach nicht die Zeit, dein Unternehmen weiterzuentwickeln. Einige Aufgaben benötigen deine Expertise nicht zwingendermaßen. Oder vielleicht ist eine Virtuelle Assistentin Expertin in einem Bereich, in dem du noch Nachholbedarf hast.
Warum solltest du sie also nicht ins Boot holen?
Du kannst Aufgaben auslagern, die du selbst machen könntest, die aber sehr, sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies umfasst zum Beispiel Aufgaben wie das Einpflegen von Blogbeiträgen inklusive Formatierung und Suchmaschinenoptimierung. Außerdem kannst du Aufgaben auslagern, die dir nicht liegen oder die dir absolut keinen Spaß machen. Die Erstellung von Grafiken, Web Design oder auch die Buchhaltung können solche Aufgaben sein.
Hast du diese Aufgaben erst einmal abgegeben kannst du dich voll und ganz auf deine Kernkompetenz konzentrieren, um dein Unternehmen auf das nächste Level zu bringen.
Konzentriere dich dich voll und ganz auf deine Kernkompetenz und deinen Traum. (Bild: Pixabay)
Auf was wartest du also? Bist du immer noch nicht überzeugt?
Da du diese Website gefunden hast, nehme ich an, dass du Einzel- oder Kleinunternehmerin bist und überlegst eine VA zu engagieren. Vielleicht bist du noch nicht ganz sicher, ob das wirklich der richtige Weg ist. Aber denk noch einmal ein bisschen weiter:
An einem bestimmten Punkt, wenn dein Unternehmen läuft und du es geschafft hast, kannst du nicht mehr alles allein machen. Also lerne am besten von Anfang an Aufgaben Schritt für Schritt zu delegieren.
Warum eine VA und keine festangestellte Assistentin?
Virtuelle Assistenten werden meist stundenweise oder wenn nicht nach festgelegten Preisen bezahlt. Das heißt, du musst kein komplettes Gehalt stemmen. Du kannst selbst entscheiden, wie viele Stunden/Aufgaben du abgeben möchtest. Du kannst somit im Vorhinein ungefähr ausrechnen, wie viel dich eine Virtuelle Assistentin kostet bzw. überlegen wie viel du maximal investieren möchtest oder kannst. Wenn du einen Monat mal weniger Hilfe benötigst oder auch weniger Einnahmen hast, kannst du ihr weniger Aufgaben zuweisen. Hast du einen Festangestellten, ist so etwas nicht möglich.
Mit der Beschäftigung einer Virtuellen Assistentin entfallen außerdem Kosten für Weiterbildungen, Krankheit, Urlaub, Rente etc. all das, was du für eine Festangestellte investieren müsstest. Eine VA trägt diese Kosten als Selbständige allein.
Eigenschaften einer guten Virtuellen Assistentin
Du hast dich nun entschieden eine virtuelle Assistentin zu engagieren. Das freut mich sehr. Jetzt fragst du dich sicher, was die Eigenschaften sind, die eine gute Virtuelle Assistentin neben ihrem Fachwissen ausmachen?
Ich selbst habe vor kurzem eine Branding Übung gemacht, um meine zehn wichtigsten Werte herauszufinden. Für mich gelten diese Werte persönlich als auch für mein Unternehmen. Die Werte, die ich für mich als wichtig empfinde und die nun ein Bild an meiner Wand zieren sind Leidenschaft, Motivation, Zuverlässigkeit, Vertrauen, Fokus, Flexibilität, Inspiration, Lernen, Präzision und Kreativität.
Als ich nun heute diesen Beitrag geschrieben habe, sah ich diese Werte mal wieder vor mir an der Wand. Werte, die dazu führen, dass ich jetzt über die Eigenschaften einer guten VA schreiben werde. Selbstverständlich ist das alles subjektiv und meine persönliche Meinung. Andere Menschen können andere Vorstellungen haben.
Profitiere von unterschiedlichen Perspektiven und daraus resultierenden Ideen. (Bild: Pixabay)
Proaktivität
Wie ich bereits hier geschrieben habe, sehe ich mich eher als Partner meiner Kunden und nicht als untergestellte Assistentin. Eine gute Assistentin ist proaktiv. Sie teilt ihre Ideen, gibt Feedback und Verbesserungsvorschläge. Eine VA ist die rechte Hand des Unternehmers und hält ihr oder ihm den Rücken frei, damit sich der/die Unternehmer/in auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Bisher habe ich sehr gute Erfahrungen gemacht, wenn ich Ideen zu den Produkten und Dienstleistungen oder auch im Bereich Social Media vorgebracht habe. Die Sache ist die, dass du als Unternehmer eine Perspektive auf dein Unternehmen und dessen Produkte/Dienstleistungen hast. Jemand anders schaut auf dein Unternehmen aus einer anderen Perspektive. Ihm kommen andere Ideen in den Kopf. Von diesen unterschiedlichen Perspektiven und daraus resultierenden Ideen kann dein Unternehmen garantiert auch profitieren.
Und wer weiß, vielleicht ist deine virtuelle Assistentin ja sogar Teil deiner Zielgruppe und kann dir in Bezug auf Wünsche, Bedürfnisse und Probleme noch mehr Input geben.
Vertrauen
Als virtuelle Assistentin arbeiten wir remote, in einigen Fällen sehr, sehr weit weg vom Kunden. Von daher ist es wichtig, dass du als Kunde Vertrauen zu uns aufbauen kannst und nicht das Gefühl haben musst, uns rund um die Uhr kontrollieren zu müssen. Denn das ist schlicht und einfach nicht möglich.
Natürlich muss so ein Vertrauen aufgebaut werden und ist nicht gleich zu Beginn zu 100% da. Wenn du eine VA engagierst, höre am besten auf dein Bauchgefühl. Ist ein Vertrauensaufbau möglich? Denn genau davon lebt diese Zusammenarbeit.
Eine gute Virtuelle Assistentin nutzt diese fehlende Kontrolle nicht aus, du kannst ihr vertrauen und sie macht ihre Arbeit aus Leidenschaft. Gerade darum kann man ihr vertrauen und muss keine Angst haben, dass sie dir z.B. das Geld aus der Tasche zieht.
Kommunikation
Ein weiterer sehr wichtiger Faktor ist die gute Kommunikationsfähigkeit. Erneut ist das essentiell, weil wir kilometerweit entfernt voneinander arbeiten. Eine gute virtuelle Assistentin teilt dir mit, wenn ein wichtiger Meilenstein erarbeitet wurde. Sie fragt nach, wenn etwas unklar ist oder Details fehlen. Sie kommuniziert ihre Ideen und ihr Feedback. Denn je besser die Kommunikation zwischen VA und Kunde/in funktioniert, desto besser wird das Endergebnis sein.
Zuverlässigkeit & Pünktlichkeit
Eine gute VA sollte zuverlässig sein und Aufgaben pünktlich erledigen. (Bild: Pixabay)
Eine virtuelle Assistentin sollte ein Organisationstalent sein. Sie hat verschiedene Kunden und teilt die Aufgaben selbst ein. Natürlich sollte eine gute Assistentin zuverlässig arbeiten und die Aufgaben immer pünktlich abliefern. Wenn sie eine Aufgabe erhält und weiß, dass sie diese nicht bis zur Deadline zufriedenstellend erledigen kann, dann sagt dir eine gute Assistentin rechtzeitig Bescheid. Sie findet Alternativen, seien es andere, (befreundete) VAs, die die Aufgabe erledigen können oder sie versucht ihren Zeitplan anzupassen, damit die Aufgabe so schnell wie möglich doch noch erledigt werden kann.
Der Punkt ist hier auch wieder eine gute Kommunikation und dass du dich auf sie verlassen kannst. Du weißt, dass du das Ergebnis zum vereinbarten Zeitpunkt in den Händen halten wirst. Und wenn es einmal nicht möglich ist, vereinbart ihr rechtzeitig eine Alternative.
Flexibilität
Last but not least, sollte eine VA natürlich flexibel sein. Sie muss verschiedene Aufgaben am Tag jonglieren. Oft kommt es vor, dass auch mal spontan eine Aufgabe von einem Kunden reinkommt. Eine gute Assistentin kann ihren Zeitplan schnell ändern und eine wichtige Aufgabe dazwischen schieben. Sie kann einschätzen, was sofort gemacht werden muss, welche Deadline noch Zeit hat und sie handelt entsprechend.
Ich hoffe nun hast du eine bessere Vorstellung davon, was eine virtuelle Assistentin ist. Vielleicht habe ich dich ja überzeugen können, dass es auch für dich eine gute Idee ist, eine virtuelle Assistentin zu engagieren. Lass auch du dein Unternehmen entspannt wachsen.
Deine Stefka