Viele Menschen wünschen sich mehr Produktivität im Home Office. Zu leicht wird man abgelenkt oder ist unkonzentriert. Ich arbeite seit mittlerweile fast sechs Jahren im Home Office bzw. im mobilen Office von unterwegs. In den letzten Jahren habe ich oft zu hören gekriegt, wie schön ich es doch habe, dass ich von zu Hause aus arbeiten kann. Ich möchte es auch um Himmels willen nicht tauschen und bin happy so arbeiten zu können, aber es ist nicht immer so einfach wie es aussieht. Mit der Corona-Krise arbeiten gerade sehr viele Menschen im Home Office und mittlerweile höre ich öfter, dass sie zurück ins Büro mit ihren Kollegen wollen und dass das Home Office anscheinend doch nicht für jedermann so traumhaft ist.
In meinen Augen ist das schwerste sich täglich zu motivieren, besonders, wenn man vielleicht nicht an feste Zeiten gebunden ist. Es ist schön flexibel zu sein, aber man muss eben auch seinen Hintern hochkriegen und anfangen. Wenn man dann vielleicht noch einen Job macht, der einem keinen Spaß macht, macht es das Ganze natürlich nicht einfacher. Aber das ist noch ein ganz anderes Thema…
Die zweite schwere Sache, mit der ich auch immer mal wieder zu kämpfen habe, ist das Feierabend machen. Im Home Office neigt man dazu länger zu arbeiten und auch noch bis spät über die Arbeit nachzudenken. Es ist anders, als wenn man im Büro die Tür hinter sich zu macht und nach Hause geht.
Da ich nach meinen sechs Jahren Home Office und Selbständigkeit einiges ausprobiert habe, um mich besser zu konzentrieren, produktiv zu sein und auch, um trotzdem irgendwie auch mal Freizeit zu haben und nicht nur zu arbeiten, möchte ich ein paar Tipps für mehr Produktivität im Home Office mit euch teilen, die für mich am besten funktionieren. Einige davon sind einfach und logisch und ihr habt sie bestimmt schon einmal gehört, andere sind vielleicht neu für euch. Probiert euch aus, was für euch am besten funktioniert. Wir sind nicht alle gleich und ein paar “Hacks” funktionieren für einige besser als für andere.
1. Kleidung wie im Büro
Viele Punkte, die dir helfen produktiver im Home Office zu sein, haben damit zu tun, dass du dein Gehirn ein kleines bisschen austrickst. Das wirst du im Laufe des Artikels merken. Ein solcher Trick ist, dass du dich so anziehst und fertig machst, als würdest du ins Büro gehen. Wenn du das tust, weiß dein Gehirn, jetzt ist Arbeit angesagt.
Wenn du dich hingegen in Schlabberklamotten oder vielleicht sogar noch im Schlafanzug an den Schreibtisch setzt, woher soll dann dein Gehirn wissen, dass es jetzt Zeit ist loszulegen?
2. To Do Liste schreiben
Machst du wahrscheinlich schon. Wichtig ist, darauf zu achten, dass du am besten nur eine To Do Liste führst und nicht einige Aufgaben auf Notizzettel, andere in das Projektmanagement-Tool und wieder andere in den Kalender einträgst. Dann musst du nur Aufgaben hin und her übertragen und am Ende vergisst du ziemlich wahrscheinlich auch etwas.
Ein weiterer Tipp von mir ist es die private von der beruflichen Liste (ich weiß, das sind auch zwei Listen, aber das ist erlaubt ;)) zu trennen. Zu Beginn hatte ich all meine Aufgaben (auch so Dinge wie Internetrechnung bezahlen etc.) in einer Liste in Asana. So wurde ich immer wieder auch an private To Dos während der Arbeitszeit erinnert, ab und an denkt man dann doch ein paar Minuten darüber nach und die Zeit verstreicht. Von daher hab ich mir in Asana einen beruflichen und einen privaten Arbeitsbereich eingerichtet, um mich während der Arbeitszeit voll und ganz auf die Arbeits-Aufgaben zu konzentrieren.
3. Aufgaben inkl. Zeitrahmen am Tag zuvor festlegen und in den Kalender eintragen
Meine To Do Liste erstelle ich am Wochenende oder Freitag Nachmittag. Häufig kommen dann im Laufe der Woche noch welche dazu, aber so habe ich erstmal den Überblick und weiß auch, was ich für mein Business in der Woche erreichen möchte.
Am Abend/Nachmittag als letzte Amtshandlung vor Feierabend plane ich die Aufgaben für den nächsten Tag. Hierbei liste ich nicht nur die Aufgaben untereinander auf, sondern trage sie konkret mit Uhrzeit in den Kalender. Natürlich haut das nicht immer 100%ig hin, aber es motiviert dich. Wenn du einen Zeitrahmen setzt, dann schaffst du es häufig auch in der Zeit, glaub mir. Und mit ein bisschen Übung wirst du auch besser mit dem Einschätzen der Zeiten von Aufgaben. Das ist nicht super für die Planung deiner Tage, sondern auch für die Einschätzung von Zeiten/Preisen für Dienstleistungen. Mittlerweile weiß ich bei den typischen Aufgaben, wie lange ich brauche und welchen Preis ich berechne bzw. kann ich meinem Kunden vorher sagen, wie lange ich ca. brauchen werde.
Sei nicht zu hart zu dir, wenn du die Zeiten nicht einhältst, es kommt immer mal wieder vor. Außerdem kann ich aus Erfahrung sagen, dass besonders, wenn man so jemand ist wie ich, der einen hübschen und ordentlichen Kalender mag, dann gibt man sich auch nochmal extra Mühe, die Zeiten im Kalender einzuhalten und die Aufgaben zu den eingetragenen Zeiten zu erledigen, damit später nichts hässlich durchgestrichen ist. Es muss ja auch einen Vorteil haben ein kleiner Schreibwaren-Nerd zu sein 😉 (einen lieben Gruß an dieser Stelle an meine Mama, die mir dieses Schreibwaren-Gen vererbt hat :D)
4. Bürozeiten festlegen
Passend zu dem Festlegen der Aufgaben zu bestimmten Zeiten kommen wir zum Thema Bürozeiten. Ich habe lange dazu geneigt, abends zu lange am Computer zu sitzen und dann nicht zur Ruhe zu kommen und schlecht zu schlafen. Vor ein paar Tagen hatte ich zwei Tage, an denen ich bis 22 Uhr am Lap Top saß. Ich war todmüde, aber konnte nicht schlafen.
Für mich persönlich (und für alle anderen, die nicht so easy peasy einschlafen empfehle ich diesen Punkt hier besonders) ist es wichtig, dass ich nach der Arbeit etwas runterkomme und am besten noch etwas Sport mache oder zumindest an die Luft gehe, sonst geht meine Schlafqualität immens nach unten.
Aus diesem Grund habe ich begonnen mit Bürozeiten zu arbeiten, so als wäre ich eben im Büro und die ganze Zeit für außenstehende verfügbar. Ab und an variieren sie ein bisschen, weil ich einen Termin morgens habe oder auch mal schlecht geschlafen habe. Aber am besten ist es die Zeiten täglich gleich einzuhalten. Auch hier gibst du dem Gehirn das Zeichen, dass diese Zeit Arbeitszeit ist, es gewöhnt sich daran und du wirst automatisch produktiver sein.
Es funktioniert genau so, wie bei Menschen mit Schlafproblemen (entschuldige, dass ich das Thema öfter als Beispiel nehme, aber es eignet sich sehr gut). Diese sollten es vermeiden im Bett im Schlafzimmer fernzusehen oder gar zu arbeiten, damit das Gehirn lernt das Bett eben mit dem Schlafen zu assoziieren, sodass man im Endeffekt schneller einschlafen kann.
Wenn du deine Bürozeiten festgelegt hast, sag den Menschen, die mit dir in einem Haushalt leben Bescheid, dass dies deine Arbeitszeiten sind und du, wenn alle diese Zeiten einhalten (also es keine Störungen gibt), du früher Feierabend machen kannst und ihr am Nachmittag/Abend mehr Zeit habt. Wenn du ein visueller Typ bist, druck dir auch gern ein Schild aus mit deinen Bürozeiten und klebe sie an die Tür deines Arbeitszimmers oder an die Wand, des Zimmers, in dem du arbeitest.
Sag ggf. auch anderen Menschen außerhalb des Haushalts Bescheid, dass du in den Zeiten nicht sofort reagierst für den Fall, dass du normalerweise immer sofort antwortest. Auch hier ist es wichtig, dass du nicht jede Whatsapp Nachricht sofort beantwortest, aber das ist sicher nichts Neues 🙂
5. Fester Arbeitsplatz
Abgesehen von den Bürozeiten ist auch ein fester Arbeitsplatz gut, damit dein Gehirn weiß, wenn du am Arbeitsplatz sitzt, ist arbeiten angesagt. Am besten ist es natürlich, wenn du ein eigenes Arbeitszimmer hast, bei mir hat das nochmal so viel mehr bewirkt, seit ich mein eigenes Zimmer habe, ohne mein Bett direkt neben mir zu haben.
Ich kann die Tür zu machen und habe meine Ruhe und ich kann auch andersrum abends die Tür von der anderen Seite zu machen und sage meinem Gehirn: jetzt ist Feierabend und ich lasse alle Gedanken an die Arbeit sprichwörtlich in dem Raum.
Achte auch darauf, dass dein Arbeitsplatz genug Licht hat.
6. Wechsel des Arbeitsplatzes für mehr Kreativität
Nichtsdestotrotz hilft es mir besonders bei kreativen Aufgaben ab und an den Arbeitsplatz zu wechseln. So kommen dir neue Ideen und der Wechsel begünstigt den kreativen Kopf. Hierzu gehe ich meist entweder in ein Café oder ein Coworking Space. Wenn das für den Moment zu weit entfernt ist, tut es auch mal der Küchen- oder Gartentisch.
7. Lege dir ein Ritual ans Ende deiner Arbeitszeit
Wenn du dazu neigst die Arbeit mit in den Feierabend zu nehmen, ist dieser Punkt für dich. Du kannst auch hier dein Gehirn austricksen. Indem du jeden Nachmittag oder Abend das Gleiche tust, bevor du mit der Arbeit aufhörst oder nachdem du aufgehört hast, lernt dein Gehirn dieses Ritual oder diese Gewohnheit mit dem Ende der Arbeitszeit zu verbinden. Mit der Zeit wirst du leichter loslassen können und dein Gehirn kommt in deiner Freizeit besser zur Ruhe.
Bei mir ist das zum Beispiel die Planung des nächsten Tages, die ich immer am Ende eines Arbeitstages mache. In den meisten Fällen folgt noch der Spaziergang mit meinem Hund direkt im Anschluss und so ist der Feierabend eingeläutet.
8. Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik kennst du vielleicht schon. Sie besagt, dass du 25 Minuten an einer Aufgabe (kein Multitasking!) arbeitest und anschließend 5 Minuten Pause machst. Nach 4 Pomodoro-Phasen machst du dann 20 Minuten Pause. Wichtig ist, dass du vorher bestimmst, was du in der Phase machen möchtest und dass du dich in diesen 25 Minuten nicht ablenken lässt.
Ich nutze diese Technik nicht täglich, sondern u.a.
- an Tagen, an denen ich super viel zu tun habe, aber die Motivation zu Beginn nicht voll da ist
- für eintönige Aufgaben, wenn ich z.B. etwas Korrektur lese, bestimmte Aspekte in Blogbeiträgen durchschauen muss – also Aufgaben, in denen man sehr lange immer das Gleiche macht
An normalen Tagen stört es mich mehr, da man dann ziemlich häufig aus dem Flow gerissen wird und ich kann mich sehr gut länger als 25 Minuten auf eine Aufgabe fokussieren und brauche die vielen Pausen nicht. Aber es gibt immer mal nicht so gute Tage, durch die man sich kämpfen muss oder eben Tage, die eintönig sind und in solchen Momenten ist die Pomodoro-Technik Gold wert.
9. Eat that frog
Eine weitere Methode, die im Bereich Zeitmanagement sehr typisch ist, ist die Eat that Frog Methode. Diese besagt, dass du die Aufgabe, die du am wenigsten magst, morgens als erstes machst. Die Motivation, die du mitnimmst, wenn du diese eine Sache, auf die du gar keine Lust hattest, bereits morgens erledigt hast, wird für den ganzen Tag reichen.
Auch diese Methode nutze ich nicht täglich, sondern dann, wenn ich merke, dass ich eine Aufgabe bereits eine Weile vor mir herschiebe. Dann schreibe ich sie mir für den nächsten Tag direkt morgens in den Kalender und es gibt kein Zurück :).
10. The One Thing
The One Thing ist sehr ähnlich wie Eat that Frog. Es geht um die eine Sache, die du morgens als erstes machst. Hier geht es aber nicht, um die Sache, auf die du keine Lust hast, sondern überlegst du vorher, was ist die eine Sache, die mein Business gerade am meisten voranbringen würde. Und genau diese Aufgabe machst du am Morgen als allererstes. Das Ganze Prinzip basiert auf dem Buch „The One Thing“ von Gary W. Keller und Jay Papasan.
11. Eisenhower Prinzip
Die letzte Zeitmanagement-Methode, die ich heute vorstellen möchte, ist das Eisenhower Prinzip. Hier teilst du all deine Aufgaben in dringend und nicht wichtig, nicht dringend und wichtig, dringend und wichtig und nicht dringend und nicht wichtig ein. Mehr Informationen findest du in meinem Artikel „Welche Aufgaben kann ich an eine virtuelle Assistentin auslagern„.
Diese Methode hilft dir entsprechend zu sehen, was du als Erstes machen solltest und welche Aufgaben du vielleicht auslagern oder ganz weglassen kannst.
12. Coworking
Ein absoluter Produktivitäts-Booster für mich ist das Coworken. Das muss nicht unbedingt in einem Coworking-Space sein, sondern geht auch virtuell. Falls du nicht weißt, was coworking ist: Es ist einfach nur das Zusammenarbeiten von verschiedenen Menschen. Im Prinzip ist es als wärt ihr Kollegen, die nebeneinander arbeiten, aber ihr arbeitet eben (in den meisten Fällen) in oder an unterschiedlichen Unternehmen.
Seit ein paar Wochen coworke ich 2x wöchentlich mit anderen Virtuellen Assistentinnen. Diese Zeiten sind für mich heilig. Wir schreiben zu Beginn unsere Ziele für die Zeit auf, ich schalte das Handy aus und los geht’s. Dank des Coworkings habe ich es endlich wieder hinbekommen auf Instagram aktiver zu sein, ich schreibe wieder Blogposts und „ich habe endlich mal Zeit“ (bzw. setze ich endlich mal den Fokus darauf) meine eigenen Ideen umzusetzen.
Ich habe für mich zum Beispiel festgelegt, dass ich in diesen Stunden keine Kundenarbeit mache, sondern nur an meinem Business arbeite. Denn das kommt immer zu kurz, da ich natürlich meine Kunden nicht enttäuschen möchte und ihnen eine Arbeit später abliefern möchte. Darum haben sie natürlich immer Priorität, aber jetzt habe ich mir die Zeit genommen und halte mich daran und das schaffe ich, weil ich in dieser Gruppe bin, sonst würde ich garantiert etwas anderes von einem Kunden vorziehen und am Ende fällt mein Business hinten runter.
Mit dem Coworking schaffe ich es die Arbeit an meinem Business unterzukriegen und habe trotzdem nicht das Gefühl (bzw. weiß ich auch, dass mein Gefühl stimmt), dass ich weniger Arbeit für meine Kunden erledigt kriegt.
13. Pausen machen
Geht deine Konzentration im Laufe des Tages flöten, mach eine Pause. Und in dieser Pause schaust du bitte nicht aufs Handy oder irgendein anderes Gerät. Wenn mir z.B. meine Augen weh tun oder ich absolut unkonzentriert bin, hilft es mir am meisten einen kurzen Spaziergang zu machen oder auch sich die Zeit zu nehmen etwas zu kochen. Bei mir lohnt es sich auf jeden Fall, wenn ich mir die Zeit nehmen, da mir Kochen irgendwie sehr viel Energie gibt. Bei dir kann es etwas anderes sein, vielleicht spielst du kurz ein Instrument, machst Yoga oder du setzt dich einfach kurz hin und machst gar nichts.
Fakt ist, Pausen zwischen den einzelnen Arbeitsblöcken kosten dich nicht Zeit, sondern steigern viel mehr deine Produktivität im Home Office, sodass du Aufgaben schneller erledigt bekommst und nicht unkonzentriert vorm Lap Top sitzt.
14. Flugmodus/Benachrichtigungen ausschalten
Angedeutet habe ich es schon und es ist wahrscheinlich logisch. Wenn du nicht erreichbar sein musst, dann sei es auch nicht. Schalte dein Handy in den Flugmodus oder zumindest auf lautlos. Auch die Benachrichtigungen, die nicht notwendig sind (und das sind die meisten) auf dem Bildschirm solltest du deaktivieren.
Der Grund hierfür ist, dass wir häufig neugierig sind und sofort wissen wollen, was es da Neues gibt. Jede Ablenkung kostet aber am Ende Zeit und eben nicht nur die Zeit, die du auf dein Handy geguckt hast, sondern wurde nachgewiesen, dass man im Durchschnitt 25 Minuten benötigt, um nach dem Blick aufs Handy oder auch ins E-Mail Postfach wieder in den Flow zu kommen. Und jetzt überleg mal (oder schau in die Bildschirmzeitanalyse), wie viele Benachrichtigungen du täglich bekommst und du „nur mal kurz“ reinschaust….
15. Musik für Fokus und Konzentration
Musik ist auch ein großes Hilfsmittel für mich, besonders wenn es an einem Tag nicht so gut läuft. Dann mache ich einfach eine Spotify Playlist für Konzentration an, z.B. Klarvier- oder Acoustic-Musik oder auch Binaural Beats für besseren Fokus und dann flutscht alles gleich viel besser 😉
An anderen Tagen erstelle ich mir auch meine eigene Café-Atmosphäre, als würde ich eben außerhalb arbeiten. Dazu gibt es bei Spotify sogenannte Coffee House Playlists oder auch Kaffeehausmusik, die mich so fühlen lässt, als würde ich gerade im Café sitzen :). Wenn es mal etwas eintönig zu tun gibt, wo ich nicht lesen oder schreiben muss, mach ich mir meine eigene Bibliothek mit meinen Lieblingssongs an und so ist alles weniger eintönig.
Mittlerweile kann ich ganz gut einschätzen, welche Art von Musik ich gerade brauche, um produktiver zu werden oder manchmal auch einfach, um mir die Arbeit noch schöner zu machen. Probier es selbst mal aus.
16. Ordentlicher Schreibtisch
Klingt super banal, aber es hilft wirklich. Räume am besten jeden Abend deinen Schreibtisch auf und hab nur Dinge auf dem Schreibtisch, die du auch wirklich brauchst. Je weniger Ablenkung vorhanden ist, desto besser.
17. Yoga am Morgen und Sport am Nachmittag
Der Aspekt des Sports bzw. Der Bewegung ist wieder etwas abhängig vom Typ Mensch, aber ich erkläre dir, wie es für mich am besten ist. Ich persönlich mache Yoga am Morgen, da mir die Bewegung super guttut, um wach zu werden. Ich “halte besser durch”, wenn ich morgens Yoga gemacht habe. Ein Workout oder joggen zum Beispiel ist für mich am Morgen nichts, weil ich danach erstmal eine ganze Weile k.o. bin und das bringt ja nichts. Die Übungen beim Yoga hingegen wecken mein Gehirn und meinen Geist irgendwie auf und ich bin sofort voll da. Ich merke das bereits nach ein paar Bewegungen.
Am Nachmittag oder Abend mache ich dann mein Workout (nicht täglich). Normalerweise im Fitnessstudio, aber das geht ja im Moment nicht. Diese Zeit ist für mich perfekt, ich kann mich auspowern und all die Energie des Tages rauslassen, komme so runter von der Arbeit und kann am Abend auch viel besser einschlafen, als wenn ich keinen Sport mache.
Aber wie gesagt, das ist keine Empfehlung für jeden. Jeder Mensch ist anders und muss schauen, wie es für ihn am besten passt. Viele andere lieben es morgens joggen zu gehen, ich würde danach nicht viel zu stande bringen. Fakt ist auf jeden Fall: Bewegung und Sport machen dich produktiver und ich lehne mich mal zum Fenster raus und sage einfach – egal welche Art von Sport. Es hilft dir wirklich immens und du solltest es unbedingt ausprobieren es in deine Routine einzubauen, um die Effekte selbst zu spüren.
18. Workflows/Checkliste für wiederkehrende Aufgaben
Wenn du einige Aufgaben immer wieder machst, lohnt es sich Checklisten oder Workflows zu erstellen. Das erhöht nicht nur die Produktivität, sondern auch die Qualität deiner Arbeit. Mit Checklisten kannst du einfach nichts vergessen und musst weniger aktiv nachdenken. Du bist voll und ganz in der Umsetzung.
Bei mir ist das z.B. ein Webinar, dass ich alle 3 Monate für einen Kunden für die Teilnehmer dessen Onlinekurses vorbereiten muss. Es ist immer der gleiche Workflow, aber da ich das nicht täglich, sondern eben nur alle 3 Monate mache, hilft mir die Checkliste nichts zu vergessen.
Auch für die Einrichtung von ActiveCampaign habe ich z.B. eine Checkliste, da das eine Aufgabe ist, die ich in der Vergangenheit öfter gemacht habe. So habe ich die Vorlage für die Bestätigungs-Mail, kann nochmal gegenchecken, ob ich alles erledigt habe und gewährleiste so eine höhere Qualität meiner Arbeit und bin deutlich schneller, als wenn ich noch einmal überlegen muss, ob jetzt alles getan ist.
19. Arbeitszeiten tracken und analysieren
Wie bereits im Artikel über die Top-Tools für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams erwähnt, tracke ich meine komplette Arbeitszeit mit Toggl. Also nicht nur die Zeit, die ich stundenweise für meine Kunden berechne, sondern tatsächlich alles – bei Festpreisangeboten für Kunden und auch für meine eigene Arbeit wie zum Beispiel das Schreiben dieses Blogartikels. So kann ich im Nachhinein analysieren, was wie lange gedauert hat, wo ich vielleicht getrödelt habe und was ich besser machen kann. Das hilft für die Einschätzung von Zeiten für Aufgaben, aber es hilft dir auch bei der Verbesserung der Produktivität.
20. Sich selbst beobachten
Wie schon mehrfach in diesem Artikel erwähnt, sind wir alle verschieden. Bestimmte Tipps aus diesem Artikel können dir super weiterhelfen, andere musst du ein wenig an dich anpassen und andere bringen dir vielleicht gar nichts.
Genau darum ist es besonders wichtig dich viel zu beobachten, Dinge auszuprobieren und zu schauen, was bei dir besonders hilft. Bist du eher eine Eule oder eine Lerche? Wann bist du kreativ? Wann bist du im Planungsmodus am besten? Wann eignen sich Blöcke für administrative Tätigkeiten? Bringt mir die Pomodoro-Technik etwas? Wandle sie auch gerne etwas ab und arbeite z.B. 60 Minuten durch und mache dann eine Pause? Kannst du besonders gut arbeiten, wenn du Stille um dich herum hast oder brauchst du Konzentrationsmusik oder vielleicht sogar die hektische Café-Atmosphäre? Motiviert es dich, dich mit anderen zu treffen (egal ob virtuell oder real) und nebeneinander zu arbeiten oder lenkt mich das eher ab?
Beobachte dich regelmäßig und probiere dich aus. Natürlich funktionieren auch, wie ich öfter mal erwähnt habe, manche Dinge nicht an jedem Tag, aber je mehr du reflektierst und analysierst, desto eher wirst du wissen, welche Tipps und Methoden du in welchem Moment brauchst.
Deine Aufgabe für ab sofort mehr Produktivität im Home Office
Deine Aufgabe ist nun also verschiedene Methoden für mehr Produktivität im Home Office, die im Artikel erwähnt wurden, auszuprobieren und wenn sie gut funktionieren in deinen Alltag zu integrieren. Schreib gerne einen Kommentar, wenn du Fragen hast oder erzähl mir gerne auch, wie die einzelnen Tipps dir helfen. Ich freue mich sehr auf dein Feedback.